Ohne eigene E-Mail-Adresse sind Sie im Internet ein Obdachloser. Denn Ihre Internet-Adresse ist zugleich auch die Adresse für Ihren Briefkasten und Ihre elektronische Post (E-Mail). E-Mails werden im Internet über das SMPT-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol – frei übersetzt: Einfaches Postübertragungsverfahren) versendet. Dazu besteht eine E-Mail-Adresse aus zwei Teilen, die durch das Zeichen „@“ (gesprochen englisch „at“) verbunden werden: den "domain-part" und den "local part". Bei der E-Mail-Adresse mustermann@webhosting.de ist „webhosting.de“ die Domain-Angabe (sinngemäß der Name des Netzrechners, der die E-Mail bekommen soll) und „mustermann“ bezeichnet den Namen des Empfängers (local-part), der mit dem Empfangsrechner verbunden ist.
Abgerufen werden E-Mails in der Regel über einen der zwei weit verbreiteten technischen Standards: POP3 oder IMAP. Während sich POP3 aufgrund der simpleren Funktionalität und zumeist geringeren Kosten vor allem für private Benutzer und kleine Firmen eignet, wählen professionelle Anwender und mittlere/große Firmen in der Regel den IMAP-Standard.
Zumindest ein E-Mail-Postfach sollte jedermann besitzen, der im Internet unterwegs ist. Doch man muss unterscheiden: Neben der originären E-Mail-Adresse (zum Beispiel: max@musterseite.de) gibt es auch noch den sogenannten E-Mail-Alias. Der Alias ist eine Art Schein-Adresse. E-Mails an diese Adresse werden vom Sender unbemerkt in ein anderes Postfach weiter geleitet. Ein E-Mail-Alias ist vor allem für Firmen interessant, wenn verschiedene E-Mail-Adressen zu einem Mitarbeiter gehören. Grundsätzlich ist es aber für Firmen wie Familien gleichermaßen empfehlenswert, für jede real existierende Person ein elektronisches Postfach anzulegen. Unpersonalisierte Postfächer (zum Beispiel verkauf@firma.de) können dagegen ganz einfach als Umleitung realisiert werden. Eine Alias-Adresse kann kein eigenständiges Postfach im POP3-Standard ersetzen. Achten Sie also darauf, dass Sie so viele POP3-Mail-Adressen bestellen, wie sie von natürlichen Personen genutzt werden. Wenn in einer 4köpfigen Familie oder Firma jedes Mitglied eine eigene E-Mail-Adresse bekommen soll, dann benötigen Sie vier POP3 Postfächer.
E-Mail ist also ein wichtiges Leistungsmerkmal eines jeden Hosting-Angebots. Und bei der Anzahl der im Hosting-Paket enthaltenen E-Mail-Adressen für Ihre Domain gibt es zum Teil auch große Unterschiede. Ganz wichtig ist, beim E-Mail Hosting-Angebot zu unterscheiden: zwischen der oben erwähnten originären E-Mail-Adresse, die einer natürlichen Person gehört und dem sogenannten E-Mail-Alias (der Schein-Adresse). Solche Schein-Adressen werden in manchen Pakten in enormer oder sogar unbegrenzter Zahl angeboten. De facto ist der Nutzen sehr gering. Viel wichtiger ist die Anzahl der real existierenden elektronischen Postfächer, auch als POP3- oder IMAP-Postfächer bezeichnet.
Doch Sie benötigen keine Webhosting-Leistung, um eine E-Mail-Adresse zu bekommen. Der Begriff Freemail bezeichnet kostenlose E-Mail-Dienste verschiedener Anbieter. Dieser Service wird in der Regel werblich finanziert. Basis-Leistungen wie das Senden und Empfangen von E-Mails sind gratis, während zusätzliche Funktionen gegen Zahlung dazu gebucht werden können.
Freemail-Anbieter benutzen ein sogenanntes Webmail-Interface (Webmailer), mit dem der Benutzer seine elektronische Post abrufen, versenden und verwalten kann. Als Webmail bezeichnet man die Möglichkeit, E-Mails über einen beliebigen an das Internet angeschlossenen Rechner über den Browser abzurufen. Der Abruf der E-Mails wird damit ortsunabhängig und der Internet-Browser bzw. die Webmail-Seite übernimmt die Funktion eines E-Mail-Programms. Darin liegt zugleich der Nachteil: Die Verwaltung der E-Mails ist im Vergleich zu den dafür spezialisierten Programmen („Outlook“, etc) weniger funktional und umständlicher. Die meisten Anbieter stellen es dem Nutzer deshalb auch frei, ihren E-Mail-Verkehr über spezielle Mail-Programme (sogenannte E-Mail-Clients) zu organisieren. Dazu muss das sogenannte E-Mail-Postfach (technisch auch als Accont bzw. Konto bezeichnet) aber mit den Angaben des Anbieters im Mail-Programm eingerichtet werden, was für nicht versierte Anwender mitunter ein Problem darstellen kann.
Bekannte Freemail-Anbieter sind AOL, Arcor, Freenet, Gmail (Google), GMX, Hotmail, Lycos, Web.de oder Yahoo. Auch viele Internet- bzw. Webhosting-Provider (ISPs) bieten den Webmail-Service als Inklusivleistung in ihren Hosting-Paketen an. Nachteil mancher Lösungen von nicht auf Webmail spezialisierten Anbietern wie GMX & Co. ist jedoch häufig, dass die Bedienung bzw. Benutzeroberfläche der Webmail-Internetseiten sehr umständlich ist. Denn Webmail-Lösungen von vielen Hosting-Anbietern fungieren als reine Notlösung: wenn Sie nicht an Ihrem eigenen PC sind, sondern beispielsweise nur schnell auf Ihre E-Mails von einem Internet-Cafe aus zugreifen wollen. In naher Zukunft wird die sogenannte asynchrone Datenübertragungstechnik die Oberflächen bzw. den Aufbau der Webmail-Seiten jedoch auf breiter Front deutlich komfortabler machen und möglicherweise auch irgendwann das klassische E-Mail-Programm komplett ersetzen.
